20.2.08

架構你的簡報

今天第一次在台上做英文簡報,原來比想像中還需要更多的準備,特別是臨場要說出句子來,非常不容易。雖然有manuscript可供參考,但要改為自己的說法,也是要花許多心思的啊!這真是個難得的經驗。I like it and the nervous feeling befor presentation.

引用網址:http://forum.30.com.tw/Board/show.aspx?go=763

1. Opening
· Greetings and introduction
· State your purpose
· Give a brief outline of your presentation
· Timing and question policy

2. Body
· Main content

3. Closing
· Summary
· Conclusion
· Questions
· Farewell

1. Opening

在簡報一開始時,你必須要先跟你的聽眾打招呼,並且介紹自己,讓聽眾知道你是什麼人,隸屬於哪個公司,職責範圍為何,然後跟聽眾們表明這個簡報的目的,這樣會讓聽眾們專注於接下來的演說。你也應該說明簡報重點的概要以及整個簡報時間的長短;最後告訴聽眾們回答問題的規則─是在簡報中接受問題並回答,還是在簡報結束後再一併回答。

以下是個簡報開場的範例:
Good morning. I’d like to welcome you here this morning. I’m David Huang of 123 International. The purpose of my presentation today is to present our new list of client services. I have divided my talk into three parts. Firstly, I’ll start by telling you who we are and what we do. Secondly I’ll explain how we can meet those needs. Finally, I’ll give you our prices and show you that we represent value for money. I’ll only take about thirty minutes of your time and if you don’t mind, I’ll deal with questions at the end of my talk.

2. Body

這是簡報最重要的部份,應該要讓主題越清楚、有趣越好。用邏輯性的順序排列重點,且提供範例來解說您的論點。如果能清楚地讓聽眾了解你接下來要講的主題,他們也更容易理解內容。

例如:
Let’s begin by…
Moving on now to…
This leads me to my next point which is…
I’d now like to consider…

3. Closing

在簡報的結尾,重點的總結是很重要的。
I am now nearing the end of my talk and, at this stage, I’d like to run through my main points again…

然後,你應該向聽眾致謝,以及請大家提問作結束。
That brings me to the end of my presentation. I hope you found it interesting. I’d like to thank you all for your attention. Now, if there are any questions, I’ll be pleased to answer them.

最後,在問與答結束之後,不要忘記感謝聽眾的聆聽。
Are there any more questions? No? Well, thank you again for listening and I want to wish you all a good journey home.

我希望這些重點將幫助大家好好地用英語架構且做好您的簡報。記得上星期我們說的,做準備是關鍵! 你準備的越完善就會越有自信!

14.2.08

Top Sales必備要件:永不服輸

Top Sales必備要件:永不服輸
做業務有幾個特質很重要,一個是永不服輸(no lose mentality)。在外面總是會遇到很多挫折,這座牆打不掉,我繞過去,這是最重要的特質。
王以仁(以下簡稱王):你是台大電機系畢業的學長,當年為什麼會選擇業務這條路?
吳傳輝(以下簡稱吳):這要從我的求學談起,大學畢業後我到美國紐約州的羅徹斯(Rochester)大學念電機工程碩士,專攻影像訊號處理。念碩士期間我在實驗室待了1年,發現我不太能適應一個人孤單待在實驗室,才確定自己的性向,覺得自己比較適合的方向應該是與人互動的工作。我回台灣第一份工作是台灣IBM的業務工程師,通常我都是直接跟客戶討論技術上的問題,不用透過業務談,這是我在本質學能方面佔了優勢。所以剛開始前3年,業務這方面的訓練也很扎實,後來真正轉成業務時,就沒有太大的障礙。Top Sales必備要件:永不服輸
王:你是如何培養成為top sales需要的特質和條件?
吳:有些特質是與生俱來的,有些是刻意去培養的。做業務有幾個特質很重要,一個是永不服輸(no lose mentality)。在外面總是會遇到很多挫折,這座牆打不掉,我繞過去,這是最重要的特質。當年爭取一個教育界的案子,剛開始我們處境非常劣勢,幾乎沒有機會,因為過去一年的努力沒有真正打到重點。我們重新訂定3個月的作戰計劃,重新再跑一次,大概對手覺得已經贏了,也稍有鬆懈,最後3個月被我們整個扳回來。不服輸的精神,在IBM幾位業務前輩,以及台灣思科的孫永祥、翟良超總經理他們身上也都看得到。我在當工程師時,常常覺得事情已經到了這個地步,大概沒什麼機會了,他們卻還是可以從完全沒有路的情況下,殺出一條血路,讓你覺得anything is possible。不只是不服輸,還能夠很有創意的創造一些奇蹟。其次就是coordination(協調)和collaboration(合作)的能力,怎麼去靈活運用資源。第3是溝通能力。你縱使有十八般武藝,但不懂得跟客戶溝通,客戶不會知道你口袋裡有幾招。業務也要夠有創意,化不可能為可能。如果只是依照客戶想法,十之八九會輸掉,要想辦法改變遊戲規則,替自己加值。好比現在台灣思科內部業務面臨轉型,以前是賣轉換器、路由器,現在客戶要的不只是這些產品,而是符合企業需求的解決方案。這種轉化的能力,對業務越來越重要,才能夠真正和客戶談business language(商業語言)。當業務還有一點,就是學習能力要夠快。我記得第一年進思科,孫永祥總經理和我績效評估時只花5分鐘,寫了一句評語quick learner(快速學習者)。這也是我會觀察業務員的一個重點,學習能力到底夠不夠快,聰慧的程度,有的是璞玉需要磨練,但有的是怎麼練也沒辦法。我剛開始去拜訪客戶時,連笑都不知道怎麼笑,要笑到讓對方覺得很舒服,覺得你是一個可信任的業務。業務通常不能太花俏,以前IBM甚至規定領帶最多3個顏色、斜條紋,很多人以為做業務要天花亂墜,我覺得那是錯的,越天花亂墜我越怕。準備好自己,也準備幫助他人
王:台灣思科前總經理孫永祥對你在工作上有何影響?
吳:進入台灣思科,我跟孫永祥總經理相處的機會很多,也開始觀察如何做一個people manager(主管),特別在一個全球化的公司。孫總經理有很多地方可以學習,第一個是尊重員工,知道如何運用員工最強的部份,而且他能以身作則。台灣思科成立頭幾年,他幾乎都是第一個到,最後一個走,後來我跟他說你每天到9點、10點還不走,叫員工怎麼走?對於員工的要求,他幾乎照單全收,他覺得員工會有所要求,一定是希望他能支持,給員工的感覺就是非常非常supporting(支持)。這給我最大的影響是,你如何讓員工覺得是在一個心理很舒適的環境工作。心理舒適的意思是說,我隨時有人可以幫我,而不是隨時有人在監視我。從我當上people manager後,我也很重視如何跟員工溝通,讓他覺得我是在協助,而不是監控,他做不到跟我做不到是一樣的。People management有兩種模式, 一種是demand & control,主管發號司令、指揮、監督、追蹤。一種是collaboration,總經理不見得是全公司最聰明、最有能力的,要懂得如何去藉助其他人的力量。台灣大部份的公司是走demand & control,孫總經理給我的啟發是,他走collaboration模式。還有一點很令我佩服,過去我經常跟他去演講,孫總經理連技術的東西都能演講,到達總經理的職務,對於技術新知的吸收還能持續不斷,這點非常不容易。
王:對於想從事業務工作的年輕人,你建議先專注在同一個產業,還是盡量看得廣比較好?
吳:我建議一開始先看1、2個產業,就像我剛說業務都需要轉型,除非還是去賣很簡單的轉換器、路由器。要做一個有附加價值的業務,要有自己的domain know-how(專業領域知識),一個是公司產品技術的know-how,一個是產業的、垂直的know-how。例如要去了解金融業需要什麼產品?是否符合你能夠提供的產品?這樣才能產生商業語言。如果一次涉獵8個產業,我不相信誰有那麼大的能耐,倒不如將一個產業垂直整合得很熟練。業務生涯其實有幾種發展模式,一般人會想到的是做people management,這是最直接的。另一種是專精化,如何變成某個領域的頂尖專家,包括在商業和技術方面。這是網通業的業務比較常走的路,所以跳槽還是會以網通業為主,比較少跨足到其他產業。
Cheers雜誌

12.2.08

與客戶搏感情 也有10戒



與客戶搏感情 也有10戒!搏感情也有10戒!
真正的「情份」得來不易,每一次互動,都決定了這段關係是加分還是減分,如何拿捏其中分寸,以下10個關於搏感情的大忌,你不可不注意。
1戒 以貌取人
面對大人物恭謙有禮不是難事,但對待nobody是否一樣進退有據,才是考驗能否深交的關卡。香港Third Thinking公司負責人、有豐富企業訓練經驗的陳郁敏初到一家公司拜訪時,一定找機會詢問基層職員對公司或主管的看法。「他們說的反而真實,」陳郁敏說。對待小人物的態度決定了你付出的好是真心或手段,何況,你怎麼知道今天的nobody,幾年後不會變成炙手可熱的大人物?
民視主播羅瑞誠在銀行擔任櫃員的經歷,讓他深刻體認絕不能小覷貌不驚人的對象。曾經有位客戶每次總穿著夾腳拖鞋進銀行,往來一陣子後,才知道對方竟是台北市菁華區的大地主。懷抱「交朋友」的心態,就算談不成生意,建立起的人際網絡未嘗不是下次合作的契機。何況,真正有涵養的人未必喜歡show off(炫燿),「低調」反而可能是試探誠意的方法。
2戒 不熟裝熟
「言未及之而言,謂之躁(急躁),」想搏感情要先論交情,明明不熟卻勾肩搭背,可能反遭白眼:「我跟你什麼關係?」在「稱謂」上也要特別注意。東吳大學政治系教授劉必榮以兩蔣時代政商關係為例,稱蔣中正為「校長」,代表是在黃埔軍校追隨他的老學生,關係比起並肩抗日、稱呼「蔣委員長」的同僚要深得多。小輩想裝熟跟著亂叫,只會鬧笑話。
3戒 無事不登三寶殿
要贏得信任,過度刻意討好,反而讓人懷疑你的動機。前台灣愛普生(EPSON)幕僚長邱天元認為,初次見面時「微笑」尺度應該在「蒙娜麗莎式微笑」和「拍照時Say“Cheese”」之間。笑得太誇張、或是偏頗地誇讚對方,只怕是心裡有鬼。
人際互動很微妙,嘴上不說,但心裡打的主意,雙方通常心知肚明。若為了與大人物攀關係,打聽所有他出席的場合、硬坐在旁邊找話題攀談,其實不只當事人,你的刻意,周遭人都看得一清二楚。私人或是商業邀約也是,每天打電話殷勤問候並不能展現誠意,緊迫盯人反倒為感情添了負分。
情感以真誠為基礎,值得深交的朋友,平時就要保持聯繫。羅瑞誠建議,轉職時主動告知動態,讓對方知道,你「有把他放在心上」。平時不連絡,一打電話就是「無事不登三寶殿」,這種感情,真正需要提款時也派不上用場。
4戒 不懂得設停損點
真正的感情不是賭博,必須認真經營,才會引起共鳴。它不見得一定有回報,所以承諾前必須先衡量底線。邱天元表示,最好將帳戶設「停損點」,要幫人,自己得先承受犧牲的風險,有了這層心理建設,才可能經營細水長流的感情。
5戒 以為光靠閒扯就能攀關係
八卦、閒扯,某些時候是初次見面的破冰方法,但重要商業往來,通常廢話不多說。安永會計師事務所執業會計師傅文芳初次會見大企業客戶時,彼此就已經掌握目的和需求,當務之急是解決問題,閒話家常非但不能拉近距離,還浪費時間。不如等結案後舉辦慶功宴再釋出關心,心中大石頭放下,反而能暢所欲言,搏得真感情。
6戒 客套話當真
聽到「有空一起出來吃個飯!」這句話,你會不會煩惱,對方是虛晃一招,還是真心想和你深交,喝咖啡、談心事?狀況未明時,「主動破冰」是最好的解決方法。中信房屋董事長特助胡佩蘭建議,過幾天試探一下:「上次不是說好要一起吃飯?」如果對方只是淡淡回應:「對呀,那再約吧!」沒有主動安排,就知道邀約只是客套話,不必放心上,避免老把話當真,讓自己很受傷。
然而,事有例外。劉必榮舉例,若是業務拜訪,遇到客戶以「現在正在忙,明天同樣時間再來」的理由推拒,最好遵守約定。尤其是開發陌生客戶,輕諾寡信不會是個令人信賴的業務員,守時、尊重對方時間,反而可能是建立關係的開始。
7戒 人情債,還光光
古語中的「送往迎來」很有道理,有時候「互欠人情」反而讓雙方感情更好。許多深刻關係就建立在「魚幫水、水幫魚」過程當中。曾經有位政商關係良好的大人物擔任公職,任期滿之後原單位收回公務配車,當天卻同時有數位CEO級的重量人士為了回報他的情誼,自掏腰包,以高級進口車相贈。他收了幾輛車?「當然1台也沒有!」邱天元打趣:「欠人情就像向地下錢莊借錢,利息永遠比銀行高,」如果收了車,欠的「債」也許就還完了,不如接受情意、卻回絕禮物,雙方的關係不能刀切豆腐兩面光,日後只有更加你儂我儂。
8戒 沒能力就靠關係
感情可以幫助成事,卻不是一切的基礎。傅文芳強調,商業競爭下,「情分」可能在關鍵時刻推一把,但要等水到,先得渠成,到頭來,客戶看的還是專業能力。尤其企業中衡量員工是否適任,還是以績效為主,光靠搏感情就可以出頭的時代已經過去了。胡佩蘭進一步指出,幾個同事間感情好,卻一起推拒工作,這種出於負面情緒的「共生組織」最令公司頭痛。
9戒 為了得到好感情而說謊
出了社會的人,幾乎每個都很聰明,為人究竟是真誠還是虛假,都被攤在陽光下檢視,差別只是對方願不願意點破而已。在商業互動中,說謊不只是道德問題,還是策略問題。若情況不允許吐露實情,寧願沉默,也不要說謊。謊言被拆穿,連互信基礎都沒了,何敢奢望「感情」?
世界很小,你永遠不知道今天說的話,明天會傳到誰的耳朵裡。所以說謊還可能裡外不是人。眾達國際法律事務所律師黃日燦舉例,為了討好對方,今天碰到喜歡花草的A,也跟著喜歡花草;碰到B討厭花草,也跟著討厭。有天A與B碰面了,一交換意見,2個人都會覺得你不真誠,即便是微不足道的小細節,說謊會讓你雙方都得罪了。
但直言不諱不等於尖銳,尤其初見面場合,就算不贊同對方意見,邱天元建議,回應時以「很有意思」、“not bad”等中性用詞,會比直接說「不!」來得恰當。一來給雙方多點時間判斷對錯,同時不把話說死,保留了轉圜空間。
10戒 人前人後兩樣情
壞話只能當面說,好話需要背後說。他人背後所做的任何評價,對關係的殺傷力和幫助,都是當面表達的百倍。邱天元以「表達感激」為例,話要說到對方心窩裡,道謝需要具備3個步驟,才算完整:首先,一定要當面致謝;其次,對方不在場時,在公開場合稱讚並感謝對方;一段時間之後,再舊事重提,感謝對方當時的幫忙。對方知道在其他人面前、甚至隔了一陣子仍然記得他的好,一定倍感窩心,但相反地,背地裡批評是關係最大殺手,保持對不在場者的忠誠,是一切信任的基礎。
■Cheers雜誌 黃采薇

超級業務員

釋迦牟尼看到人間有眾多的凡人想出家,心想到底誰才是真正想為宏揚佛法而來,於是他拜託全世界擁有最多信徒的業務記錄保持人─耶穌來幫他面試,希望能找出一位像耶穌一樣的超級業務員。耶穌握著釋迦牟尼給他的名單,依地址一一拜訪。
耶穌先把自己扮成一位傳教士,來到第 一位準和尚家,主人客氣的請耶穌進屋內坐,但不到一分鐘的時間,耶穌便起身告辭,並回報釋迦牟尼,說這一位和尚不適合弘法,因為他的書架上居然沒有半本佛書,「他根本沒有想讓自己成為佛法專家的決心,怎會有能力宏揚佛法?他低估了佛法,也低估了別人的智慧。」釋迦牟尼點頭同意。
耶穌旋即來到第二名準和尚家中,當準和尚來應門時,耶穌從門縫中瞥見這個人家的書架 上擺有許多佛書,心裡感到十分安慰,於是順勢將手上的聖經送給這位準和尚,可是準和 尚連忙阻止耶穌的舉止,並表明自己是一名即將出家的人,不能再讀聖經。耶穌識相地與第二位準和尚道別後,回報給釋迦牟尼說,這也不是一位合適的人選,「因為他沒有氣度再讓佛法更有包容性,他不懂得在說出自己的看法前,先聽完別人的想法。
耶穌緊接著來到第三位準和尚家,耶穌很高興在他家中看到滿屋的佛書,準和尚也很高興地收下聖經,前兩位準和尚所缺少的特質他都一一具備。當兩人坐定後,門鈴聲再度響起,準和尚起身應門,這時候,耶穌從門縫間瞧見一位神情沮喪的中年婦人,從婦人的眼神中可以看出,她急切地想見到這位準和尚,但在準和尚簡短說了幾句話後,婦人的神情也從期待轉為失望而離開。準和尚回座後,耶穌詢問剛才的訪客是誰,準和尚說:「那位婦人的先生不久前才意外過 世,膝下又無任何子女,因此常來找我訴苦,我剛才是向她說明這幾天我要閉關靜坐,因此請她未來這一週先不要到我家來。」耶穌聽完後起身告別,並向釋迦牟尼報告,此人也不適合。「因為他不了解出家的真正意義。出家是來普渡眾生,來分擔別人的感受,而不是先照顧自己的感受,可是他卻把自己的感受放在別人的感受之前。」
耶穌來到第四位準和尚的家,正準備按門鈴時,這位準和尚剛好開門準備外出,耶穌瞧見客廳裡擺有佛書,就自我介紹是新到任的社區牧師,現在正挨家挨戶地送聖經傳教,「但看到您是一位穿袈裟的和尚,覺得送聖經似乎有些觸犯到您的信仰…」,和尚友善地連忙說不會,並表達很想了解其他宗教的意願,耶穌接著問道:「看您匆匆忙忙地,好像要趕著出門是嗎?」和尚回答說:「是的,我正好要出門,沒能請您進來坐坐,因為有一位每天都會來找我的中年婦人已經連續兩天沒出現了,我有點擔心,因此想過去看一看。」第四位準和尚匆匆告辭後,耶穌欣慰地目送他離去,並對釋迦牟尼說:「他才是你的超級業務員。」
釋迦牟尼詢問耶穌推薦此人的原因,耶穌回答說:「他會先要求自己的專業,他會先聽完別人說的話,他會先照顧別人的感受,他會先擁抱別人的問題。」
from 104人力銀行董事長楊基寬